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Gentile cliente,
con la presente trasmettiamo l’informativa relativa al trattamento dei dati personali dei clienti della Società ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (il “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali”, di seguito anche “GDPR”).

Il GDPR, direttamente applicabile in ciascuno Stato membro dell’Unione Europea a decorrere dal 25 maggio 2018, ha introdotto nuove disposizioni in materia di protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati.

La Società garantisce che il trattamento dei dati personali dei propri clienti sia effettuato nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, così come previsto dalle disposizioni normative e regolamentari vigenti, ivi incluso il GDPR.

La invitiamo pertanto a prendere visione del documento.
Con i migliori saluti

INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DEI CONTRATTI CON I CLIENTI

AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)”

TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Esperia Aviation Services S.p.A.
Via Salaria 825 00138 Roma – Italia
Codice fiscale e Numero di iscrizione nel Registro delle Imprese di Roma 05119920584
Partita IVA 01358601001
numero di telefono +39 06  8870 0801
indirizzo PEC esperia.aviation@pec.it
(“Società”).

Cav. Lav. Franco Pecorini
Numero di telefono +39 06  8870 0801
Indirizzo e-mail franco.pecorini@esperia-aviation.it

DATI PERSONALI TRATTATI
Per “Dati” si intendono quelli relativi a persone fisiche trattati dalla Società per la stipula e l’esecuzione del rapporto contrattuale con i propri fornitori, quali quelli del legale rappresentante del fornitore che sottoscrive il contratto in nome e per conto di quest’ultimo, nonché dei dipendenti/consulenti del fornitore, coinvolti nelle attività di cui al contratto. In quest’ultimo caso, la fonte da cui provengono i Dati è il fornitore. I Dati potrebbero comprendere anche eventuali dati giudiziari riportati in banche dati pubbliche.

FONTE DEI DATI E CATEGORIE DI DATI RACCOLTI PRESSO TERZI
I dati sono raccolti presso l’interessato (quindi da Lei direttamente forniti) oppure, durante il corso del rapporto contrattuale, acquisiti da terzi (a titolo esemplificativo società che, accedendo a banche dati pubbliche, verificano l’affidabilità dei fornitori).

Punto 1

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Finalità connesse all’instaurazione e alla esecuzione del rapporto contrattuale fra il fornitore e la Società, ivi inclusa:

  • gestione anagrafica nonché Albo fornitori;
  • gestione della qualifica dei fornitori;
  • gestione degli ordini;
  • gestione del rapporto contrattuale;
  • gestione visite ispettive e valutazione performance.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Esecuzione del contratto per i Dati del legale rappresentante del Fornitore.
Legittimo interesse per i Dati dei dipendenti/consulenti del fornitore, coinvolti nelle attività di cui al contratto.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Durata contrattuale e, dopo la cessazione, per il periodo di 10 anni.

Punto 2

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Effettuazione di adempimenti amministrativo-contabili – quali la gestione della contabilità e della tesoreria, nonché della fatturazione (ad esempio la verifica e la registrazione delle fatture), in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetta la Società.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Durata contrattuale e, dopo la cessazione, per il periodo di 10 anni.

Punto 3

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti della Società in sede giudiziaria.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse (difesa in sede giudiziaria).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

Punto 4

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Finalità connesse:

  • alla gestione dei controlli interni ed esterni;

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse (Tutela dell’azienda e del patrimonio aziendale. Sicurezza).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Sino alla fine del rapporto di lavoro e, dopo la cessazione, per il periodo di 10 anni.

Punto 5

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

  • verificare, tramite società specializzate l’affidabilità del fornitore avvalendosi di informazioni presenti in banche dati pubbliche.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse (miglior gestione dell’attività lavorativa).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Per dati comuni: durata contrattuale.
Per dati relativi a condanne penali e reati: 6 mesi dal momento di ricezione del dossier informativo.

Punto 6

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Finalità connesse al controllo degli accessi logici ai sistemi informativi aziendali, al fine di garantire la sicurezza di persone e beni.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse (Tutela dell’azienda e del patrimonio aziendale. Sicurezza).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
1 anno dal momento in cui è stato rilevato l’accesso logico.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei Dati è obbligatorio per la conclusione del contratto e/o per la sua esecuzione. Il rifiuto di fornire i Dati non consente, pertanto, di instaurare il rapporto contrattuale e/o di adempiere alle conseguenti obbligazioni.

DESTINATARI DEI DATI
I Dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di titolari del trattamento, a titolo esemplificativo, banche e istituti di credito, assicurazioni, professionisti autonomi (studi legali, notarili e studi di commercialisti), autorità ed organi di vigilanza e controllo ed in generale soggetti, pubblici o privati, legittimati a richiedere i Dati.
I dati potranno altresì essere comunicati a entità giuridiche europee ed extra-europee del Gruppo cui la Società fa parte nonchè, per finalità contrattuali e commerciali, a clienti e partner.
I Dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili esterni del trattamento, che svolgono per conto del titolare specifiche attività, a titolo esemplificativo, società che si occupano di adempimenti legali, contabili, fiscali e assicurativi, gestione di incassi e pagamenti, gestione degli asset IT, società che si occupano della spedizione della corrispondenza.

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I Dati potranno essere trattati dai dipendenti delle Funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI IN PAESI NON APPARTENENTI ALL’UNIONE EUROPEA
I Dati potranno essere trasferiti in paesi extra-europei ad altri soggetti in virtù di un rapporto contrattuale o commerciale o per specifiche esigenze di business. Il trasferimento è occasionale per concludere o eseguire un contratto tra la società o altre persone fisiche o giuridiche a favore dell’interessato e, quindi, ammesso ai sensi dell’art. 49.1, lett. c) del GDPR.

DIRITTI DELL’INTERESSATO – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Contattando il Titolare del Trattamento via e-mail all’indirizzo indicato in epigrafe l’interessato può chiedere alla Società l’accesso ai Dati che lo riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei Dati inesatti, l’integrazione dei Dati incompleti, la cancellazione dei Dati, la limitazione del trattamento nei casi prevista dall’art. 18 GDPR, nonché opporsi al trattamento effettuato per legittimo interesse del titolare.
L’interessato, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

Modulo trattamento dati personali